Jakubowski - Notariat in Eupen

Vorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten

1. Wer ist der Verantwortliche für die Verarbeitung und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

Das Notariat JAKUBOWSKI & BOCKEN verarbeitet im Rahmen seiner Tätigkeiten personenbezogene Daten.

 

Das Notariat JAKUBOWSKI & BOCKEN mit Sitz in 4700 Eupen, Lascheterweg 10, mit der Unternehmensnummer 1016.479.034 handelt als Verantwortlicher für die innerhalb des Notariats durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „das Notariat“). Der Verantwortliche ist die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

 

Das Notariat legt großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre. Das Notariat verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten mit besonderer Sorgfalt und in völliger Transparenz zu schützen und zu verarbeiten, unter strikter Einhaltung der Rechtsvorschriften zum Schutz der Privatsphäre, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „DSGVO“).
Gemäß der DSGVO und dem Verhaltenskodex* hat das Notariat einen Datenschutzbeauftragten benannt, nämlich Privanot VoG. Der Datenschutzbeauftragte ist unter folgender E-Mail-Adresse erreichbar: info@privanot.be, oder postalisch unter folgender Adresse: Privanot VoG, Rue de la Montagne 30, 1000 Brüssel.

 

Mit dieser Politik zum Schutz personenbezogener Daten möchten wir Ihnen ausführlicher erläutern, wie wir die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verarbeiten. In dieser Politik finden Sie Antworten auf folgende Fragen:

• Wer ist der Verantwortliche für die Verarbeitung und wer ist der Datenschutzbeauftragte?
• Warum werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
• Was ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
• Welche personenbezogenen Daten werden vom Notariat verarbeitet?
• Was sind die Informationsquellen?
• An wen können Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden?
• Wer sind unsere Auftragsverarbeiter?
• Werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt?
• Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?
• Wie werden die Sicherheit und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet?
• Welche Rechte haben Sie?

*Verhaltenskodex der Nationalen Notariatskammer vom 28. Januar 2021 zur Festlegung bestimmter Modalitäten zur Anwendung der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) für Notare.

 
Es sei darauf hingewiesen, dass sich die Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten interner Mitarbeiter im Rahmen der Personalverwaltung in der Arbeitsordnung des Notariats befinden. Die Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten externer Mitarbeiter im Rahmen der Personalverwaltung befinden sich in den Dienstleistungsverträgen oder den allgemeinen Grundsatzdokumenten des Notariats.

2. Warum werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Zwecke – Das Notariat erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten vor allem, um die Rechtssicherheit der Rechtsgeschäfte zu gewährleisten, deren Echtheit der Notar bezeugt, sowie für die Verwaltung der dem Notar anvertrauten Akten.

• Außerdem sind die Verarbeitungsvorgänge erforderlich, um weitere wichtige Aufgaben und Ziele zu erfüllen, nämlich die Verwaltung der Akten des Notariats, einschließlich der vor und nach der Errichtung einer notariellen Urkunde durchgeführten Verarbeitungen, wie der erforderlichen Nachforschungen und Prüfungen, sowie jede weitere Verarbeitung, die zur Erfüllung der Pflichten des Notars als öffentlicher Amtsträger und der ihm von den Bürgern anvertrauten Aufträge erforderlich ist;
• Verwaltung und Nachverfolgung der Akten der Bürger, einschließlich Rechnungsstellung und Buchhaltung;
• Durchführung der im Rahmen der Rechtsvorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche erforderlichen Überprüfungen und Kontrollen;
• Optimierung der Navigation auf der Website durch den Einsatz von Cookies;

3. Was ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Rechtmäßigkeit – Die vom Notar durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten gelten als rechtmäßig, da sie in den meisten Fällen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Notar unterliegt, oder zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe, mit der der innerhalb des Notariats mit der Akte betraute Notar betraut ist, erforderlich sind.
Ihre vom Notar verarbeiteten personenbezogenen Daten könnte Dritten mitgeteilt werden, insbesondere:
 
Die Verarbeitungen personenbezogener Daten werden vom Notariat unter anderem, ohne dass diese Aufzählung erschöpfend ist, auf der Grundlage folgender Rechtsvorschriften durchgeführt:

• Gesetz vom 25. Ventôse des Jahres XI (16. März 1803) über die Organisation des Notariats;
• Gesetz vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Einschränkung der Nutzung von Bargeld.

 
Schließlich kann die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Einwilligung der betroffenen Person beruhen, etwa wenn nicht funktionale Cookies auf der Website des Notariats verwendet werden.

4. Welche personenbezogenen Daten werden vom Notariat verarbeitet?

Je nach den von Ihnen in Anspruch genommenen Dienstleistungen kann das Notariat folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten (Name, Vorname, Zivilstand, Nationalregisternummer, Geburtsort und -datum usw.;)
• Kontaktdaten (Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.);
• wirtschaftliche und finanzielle Daten (Bankkontonummer usw.);
• Daten zur Rechts- und Handlungsfähigkeit;
• Daten zur beruflichen Tätigkeit;
• Daten zu den im Notariat errichteten Urkunden;
• Daten aus der Sorgfaltspflicht zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML), wie nationale und internationale Listen von Finanzsanktionen, PEP-Status (politisch exponierte Person), negative Informationen aus öffentlichen Quellen über der Geldwäsche zugrunde liegende Straftaten, Länder mit hohem Geldwäscherisiko oder die als Steuerparadiese gelten, sowie gerichtliche Daten);
• Daten zur familiären, sozialen, steuerlichen oder sonstigen Situation, die der Notar bei amtlichen Quellen und Verwaltungen über Ihre Person einholen muss;

5. Was sind die Informationsquellen?

Als öffentlicher Amtsträger muss der Notar zur Erfüllung seiner Tätigkeiten personenbezogene Daten über Sie erheben und verwenden.
 
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten stammen:

• von Ihnen selbst oder Ihrem gesetzlichen Vertreter;
• aus authentischen, durch spezifische Rechtsvorschriften streng geregelten Datenquellen, wie dem Nationalregister, der Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit, dem Zentralen Nachlassregister, dem Zentralen Register der Zusammenlebens- und Eheverträge usw.;
• von amtlichen Stellen, die befugt sind, den Notaren im Rahmen ihrer öffentlichen Funktionen Daten zu liefern;
• dem AML-Screening-Tool der Nationalen Notariatskammer;

6. An wen können Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden?

Die vom Notariat verarbeiteten personenbezogenen Daten können je nach Kontext der Verarbeitung insbesondere an Dritte („Empfänger“) weitergegeben werden:

• an die gesetzlich befugten Partner, wie die öffentlichen Dienststellen und die notariellen Einrichtungen, zur Aufbewahrung der Abschriften von Urkunden und ihrer Metadaten im Rahmen der elektronischen Registrierung sowie zur Eintragung Ihrer Daten in die zentralen Register des Notarberufs (z. B. das Zentrale Register der Eheverträge, das Zentrale Register der Vollmachtsverträge, das Zentrale Register der Erklärungen zur Bestellung eines Verwalters oder einer Vertrauensperson usw.;)
• an die Königliche Föderation des belgischen Notariats VoG, was die Daten zu Immobilien betrifft, um sie in einer notariellen Datenbank zu erfassen, die der Erstellung von Statistiken dient und es den Notaren ermöglicht, den Wert von Immobilien im Rahmen der Ausübung ihrer Funktionen zu schätzen;
• an die Provinzialkammer der Notare, die für Ihre Akte zuständig ist, und/oder die Nationale Notariatskammer (zum Beispiel im Rahmen ihrer Funktionen bei der Rechnungsprüfung oder im Rahmen der Verhinderung und Bekämpfung der Geldwäsche);
• an die Stelle für die Bearbeitung von Finanzinformationen (CTIF), zum Beispiel im Rahmen der Verhinderung und Bekämpfung von Geldwäschepraktiken;
• an die Justizbehörden, zum Beispiel im Rahmen der Verhinderung und Bekämpfung der Geldwäsche;
• an die Behörden, die an der nationalen und internationalen Zusammenarbeit im Rahmen der Verhinderung und Bekämpfung der Geldwäsche beteiligt sind;
• an die anderen Notare, die an Ihrer Akte beteiligt sind (zum Beispiel im Rahmen einer Immobilienverkaufsurkunde);
• an die Belgischen Staatsarchive zur Aufbewahrung der Akten, Urschriften und Testamente;
• an die Banken die an Ihrer Akte beteiligt sind;
• an den Buchhalter/Steuerberater der die Buchhaltung des Notariats führt;
• an die Auftragsverarbeiter für die Verwaltung und die Kontinuität des Notariats, wie die Software-Anbieter für die Erstellung der Urkunden.

7. Wer sind unsere Auftragsverarbeiter?

Ein Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, eine Behörde, eine Einrichtung oder eine andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Notariats verarbeitet.
 
Das Notariat greift insbesondere auf folgende Kategorien von Auftragsverarbeitern zurück:

• Hardware-Anbieter;
• Software-Anbieter, zum Beispiel für die Aktenverwaltung und die Buchhaltung;
• Anbieter von Server-/Backup-Diensten;
• Anbieter von Diensten zur Vernichtung von Papierdokumenten;

8. Werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (nachfolgend „EWR“) übermittelt.
 
Sollten Ihre personenbezogenen Daten dennoch in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden und die Europäische Kommission der Auffassung sein, dass das Land, in das die Daten übermittelt werden, kein angemessenes Schutzniveau bietet, wird sich das Notariat bemühen, Ihre personenbezogenen Daten durch zusätzliche Garantien zu schützen (zum Beispiel durch den Abschluss von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, die Annahme verbindlicher interner Datenschutzvorschriften usw.).

9. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung dürfen die oben genannten Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Erreichung des verfolgten Zwecks erforderlich ist, und zwar unter Berücksichtigung der jeweils anwendbaren Gesetze und der Verjährungsfristen für geschäftliche und persönliche Forderungen. Die nachstehenden Aufbewahrungsfristen entsprechen den im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Notariats angegebenen Aufbewahrungsfristen.
 
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Dokumente, und zwar wie folgt:

• die Kundenstammdaten der Bürger werden aufbewahrt, solange der Bürger nicht beschlossen hat, den Notar zu wechseln, längstens jedoch für die gesamte Lebensdauer des Bürgers, um die Erbringung von Beratungsdienstleistungen zu ermöglichen (gemäß Artikel 9 des Gesetzes Ventôse des Jahres XI über die Organisation des Notariats);
• die Akten werden nach ihrem Abschluss 30 Jahre lang zu Beweiszwecken aufbewahrt (gemäß Artikel 3.27 des neuen Zivilgesetzbuches).
• die Urschriften werden 75 Jahre lang nach Unterzeichnung der Urkunde aufbewahrt und anschließend an das Staatsarchiv übertragen (gemäß Artikel 62 des Gesetzes Ventôse des Jahres XI über die Organisation des Notariats);
• die Bücher (Konten) werden 10 Jahre lang nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt (gemäß Artikel 33 des Gesetzes Ventôse des Jahres XI über die Organisation des Notariats);
• die Kontoauszüge werden 10 Jahre lang nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt (gemäß Artikel 33 des Gesetzes Ventôse des Jahres XI über die Organisation des Notariats);
• die personenbezogenen Daten, die dem Gesetz über die Geldwäsche unterliegen, werden nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gelöscht (gemäß den Artikeln 60 und 62 § 1 des Gesetzes vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Einschränkung der Nutzung von Bargeld);
• die zur Verwaltung der Website verarbeiteten personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie es zur Erreichung der Ziele erforderlich ist;

10. Wie werden die Sicherheit und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet?

Das Notariat trifft die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Außerdem achtet das Notariat darauf, die im Verhaltenskodex der Nationalen Notariatskammer vom 28. Januar 2021 festgelegten Sicherheitsmaßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten anzuwenden.
 
Es werden Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um den Verlust, die Zerstörung, die Veränderung, die unbefugte Offenlegung von übermittelten, gespeicherten oder auf andere Weise verarbeiteten personenbezogenen Daten oder den unbefugten Zugang zu solchen Daten zu verhindern;
 
Das Notariat achtet insbesondere darauf, dass:

• der Zugang zu den Räumlichkeiten, in denen sich Datenträger befinden, autorisierten Personen vorbehalten ist;
• die Serverumgebung ordnungsgemäß gesichert ist;
• personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und vernichtet werden;
• den Mitarbeitern und Auftragsverarbeitern ein sicherer Zugang zu den für die Erreichung des verfolgten Zwecks erforderlichen Daten gewährt wird;
• ein für alle Mitglieder des Notariats geltendes Verfahren zur Meldung jeder Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingerichtet ist;
• ein für alle Mitglieder des Notariats geltendes Verfahren zur Bearbeitung der Rechte der betroffenen Personen eingerichtet ist;
• eine für alle Mitglieder des Notariats zugängliche Informationssicherheitsrichtlinie eingerichtet ist;
• für die Mitglieder des Notariats eine Sensibilisierungsstrategie zur DSGVO besteht;
• technische Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Antivirensoftware und regelmäßige Sicherheitsupdates angewendet werden.

 
Diese Maßnahmen werden regelmäßig vom oben genannten Datenschutzbeauftragten im Anschluss an eine Kontrolle überprüft und überarbeitet.
 
Das Notariat hat gemäß Artikel 28 der DSGVO und Artikel 2 des Standesregelwerks der Nationalen Notariatskammer vom 28. Januar 2021 mit den verschiedenen von ihm beauftragten Auftragsverarbeitern einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

11. Welche Rechte haben Sie?

Aufgrund der Datenschutzgesetzgebung stehen Ihnen als von der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Notariat betroffene Person mehrere Rechte zu.
 
Je nach den Umständen und vorbehaltlich der Einhaltung seiner gesetzlichen Verpflichtungen und der Erfüllung seiner im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben durch den Verantwortlichen haben Sie somit folgende Rechte:

• Recht auf Information: Sie haben das Recht, unter anderem zu erfahren, welche personenbezogenen Daten das Notariat über Sie verarbeitet, zu welchen Zwecken diese Verarbeitung erfolgt, wie lange diese Daten aufbewahrt werden usw.;
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Einsicht in die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die vom Notariat gespeichert und verarbeitet werden, zu nehmen und deren Mitteilung zu erhalten;
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger, Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen;
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Vernichtung Ihrer vom Notariat verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, zum Beispiel wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten;
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einem Dritten zu übermitteln;
• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Notariat zu widersprechen.

 

Sie können Ihre Rechte direkt beim Notariat per E-Mail ausüben, und zwar unter jeanmarie.jakubowski@belnot.be und sven.bocken@belnot.be oder postalisch unter 4700 Eupen, Lascheterweg 10 oder beim Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter info@privanot.be.
 
Schließlich sind Sie, wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der DSGVO nicht eingehalten werden, berechtigt, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen (Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel oder über deren Website https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).